Pierwszym krokiem w kierunku profesjonalnej obsługi klientów przez kancelarię musi być uświadomienie sobie różnicy pomiędzy towarem a usługą. Sprzedaż usług jest znacznie trudniejsza aniżeli gotowych produktów, które klient może poczuć, dotknąć, posmakować itd. Siłą rzeczy marketing usług rożni się od marketingu produktów i posługuje się odmiennymi narzędziami służącymi do ich sprzedaży.

Jaka z natury jest dla klienta usługa kancelarii?

Podejście klientów do pracy kancelarii bywa często różne, zdarza się że współpraca z klientem jest gładka i przyjemna a zdarzają się sytuacje w których doradca musi wysilić się aby zapewnić usługę na najwyższym poziomie. Usługa kancelarii ze swej natury jest dla klienta:

Nienamacalna

Klient nie ma możliwości przetestowania usługi, musi uwierzyć „na słowo”, że usługa będzie wykonana należycie i zgodnie z jego oczekiwaniami; klienta trudno przekonać o wysokiej jakości świadczonej usługi, która nie istnieje jeszcze w momencie jej kupna, szczególnie gdy klient korzysta z usług kancelarii po raz pierwszy i nie ma doświadczeń z wcześniejszej współpracy.

„Przymusowa”

Gdyby klient nie musiał, prawdopodobnie nie korzystałby z takiej usługi. Niestety zmuszają go do tego okoliczności (szkoda, nieumiejętne prowadzenie swoich spraw) lub przepisy prawne obligujące do spełnienia szeregu wymogów – klient, nie chcąc utracić poczucia bezpieczeństwa, „kupuje” sobie spokój w tym zakresie. Trudno jednak wygenerować u klienta potrzebę korzystania z usługi (np. dodatkowej) i sprzedać mu ją, gdy on sam nie odczuwa takiej konieczności.

Niezrozumiała

Często, nawet już po realizacji i zapłacie za usługę, klient nie wie do końca, za co zapłacił.
Niepowtarzalna

Usługa doradcy zazwyczaj nie jest dostępna „od ręki” czy gotowa do sprzedaży. Każda usługa musi być dostosowana do indywidualnej sytuacji klienta i może być wykonana dopiero po rozpoznaniu konkretnego przypadku. Wiąże się to z dodatkowym ryzykiem, bowiem klient, decydując się na usługę, nie może być pewien, czy jego sprawa zakończy się sukcesem.

Związana z osobą usługodawcy

Ta sama praca może zupełnie inaczej przebiegać w przypadku różnych osób; na jej wykonanie mają bowiem wpływ także osobowościowe cechy wykonującego usługę, jego empatia, nastrój w danym dniu, wreszcie posiadana wiedza, umiejętności i doświadczenie.

Oparta na relacji pomiędzy usługodawcą a klientem

Niemal na każdym etapie realizacji duże znaczenie ma więź interpersonalna łącząca klienta z pracownikami kancelarii. Często klient może wyraźnie życzyć sobie udziału danego pracownika – sądząc z własnych doświadczeń bądź posiadania informacji od innych osób, że to właśnie ten pracownik jest w stanie sprostać jego oczekiwaniom

Kilka sposobów na uwidocznienie usługi

• Pozwól klientowi „dotknąć” i „zobaczyć” Twoją usługę, zapewniając mu perfekcyjną obsługę.
• Ogranicz do możliwie najniższego poziomu niekorzystne skutki, jakie dla klienta wynikają z powodu konieczności skorzystania z Twoich usług.
• „Skrój” usługę na miarę konkretnego klienta. Choć sprawy mogą być niemal identyczne, koniecznie uwzględnij, że każdy klient jest inny i ma inne oczekiwania.
• Postaraj się poinformować klienta, jak zamierzasz poprowadzić sprawę czy wykonać usługę. Nie wchodząc w szczegóły, należy przedstawić klientowi choćby przybliżony plan czynności, tak aby wiedział przynajmniej, ile czasu ma przeznaczyć na kontakty z kancelarią.
• Włącz klienta w aktywne współtworzenie usługi, ale w różnym stopniu, w zależności od jego oczekiwań.

Takie jak i inne usługi  świadczy biuro księgowe Katowice.